喪假申請流程解析：從撰寫證明到提交文件的實用步驟

當摯愛的親人離世，除了無盡的悲傷與不捨，您是否也正為如何向公司請假、處理後事而心煩意亂？在必須強打精神處理繁瑣事務的艱難時刻，如何正確申請喪假，並備妥一份完整的「請喪假證明」，往往是許多家屬最實際卻也最陌生的挑戰。

在台灣，根據《勞動基準法》，勞工在配偶、父母、子女等特定親屬過世時，依法享有喪假權益。然而，許多員工對於申請流程、證明文件的具體撰寫方式與內容要求並不熟悉，常因文件不齊或格式不符而延誤申請，甚至影響了自身應有的權益與寶貴的處理時間。

這份指南正是為您而寫。我們將以清晰的步驟，引導您從理解法規、撰寫一份完整有效的請喪假證明，到成功向公司提交申請的完整流程。讓您在面對生命中最艱難的時刻，能暫且放下對職場程序的憂慮，更專注地處理家事與陪伴家人，確保您的合法權益獲得保障。請跟著我們的腳步，一步步完成必要的程序。

第一步：理解喪假規定與準備核心文件

喪假天數與親等關係對照

根據《勞動基準法》規定，喪假天數與親等關係直接掛鉤。官方條文明確指出，父母或配偶過世可請8天喪假；祖父母、兄弟姊妹則為6天。然而，部分企業的內部規定可能更為寬鬆，例如將配偶父母也納入8天範圍。我的分析是：雖然法規是基準，但實務上應優先查閱公司內部規章，因為這才是最終審核依據。我建議您，申請前務必向人資部門確認，以避免天數計算錯誤。

必備文件清單與取得方式

成功申請請喪假證明的關鍵在於備齊核心文件。普遍認為必須準備以下三項：

1. 死亡證明：正本由醫院或衛生所開立，是證明事實的核心。
2. 關係證明：如戶口名簿或戶籍謄本，用以核實您與往生者的親等關係。
3. 公司申請表：若公司有制式表格，務必填寫。

然而，實務中常遇到文件無法立即取得的情況。從實用角度出發，若死亡證明申請需時，您可以先以訃聞向公司報備，這是一個常見的變通做法。我強烈建議主動與人資溝通此替代方案，確保流程順暢。

撰寫喪假證明書的關鍵要素

即使公司未提供表格，自行撰寫證明書撰寫也是明確的選擇。一份完整的喪假證明書應包含：往生者姓名、與申請人的關係、逝世日期、以及具體的請假區間。

注意事項

提醒：死亡證明書正本通常由醫院或衛生所開立，需時數個工作日。若急需申請，可先以「訃聞」向公司說明，並承諾後補正式文件。務必與人資確認公司是否接受此做法，這是避免後續爭議的關鍵步驟。

不同觀點在於簽署人：有人認為由一位家屬簽名即可，但我根據經驗建議，最好由負責後事的主要家屬簽名，並註明關係，這樣證明力最強。請務必親筆簽名，以確認所有資訊屬實。

總結與下一步

總而言之，理解法規天數、備齊死亡證明與戶籍謄本等文件，並妥善完成證明書撰寫，是成功提交請喪假證明的三大基石。主動與公司溝通是貫穿全程的黃金法則。

接下來，我們將進入實際的申請流程，教您如何向公司正式提交這些文件並完成請假手續。

第二步：文件撰寫實務與內部溝通步驟

撰寫給公司的請假申請信

撰寫一份清晰的請假申請信是成功申請請喪假證明的關鍵。根據多數公司的人事規定，申請信應包含請假事由（如「因父親逝世辦理喪事」）、具體請假日期、已附文件清單（如死亡證明書、訃聞），並表達感謝與簡述工作交接安排。實務上，有些企業偏好員工使用制式表格，而有些則接受電子郵件；我的分析是，無論形式為何，核心在於「事由明確、文件對應」，這能大幅減少人資部門的核對時間。我建議讀者直接參考以下範本架構，並依公司文化調整語氣：

範例架構
主旨：張三申請喪假（日期：2024/10/30-2024/11/01）
內文：本人因父親逝世，需辦理喪葬事宜，申請喪假三日（2024/10/30至2024/11/01）。隨信檢附死亡證明書與訃聞影本。期間工作已委由同事李四代理，緊急事務可透過郵件聯繫。感謝公司的體諒與支持。

禮儀大小事 小提醒

溝通小技巧：發送請假申請郵件時，可將主管與人資設為收件人，並在內文簡述已與主管口頭報備。附件檔案請清晰命名，例如：「張三_喪假證明_父親_20241030.pdf」。這能避免文件遺漏，並展現您的細心與尊重。

與主管及人資部門的事前溝通

在正式提交請喪假證明文件前，主管溝通至關重要。從實務角度看，部分資深員工認為口頭報備即可，但年輕同仁多傾向先以通訊軟體簡訊告知，再補正式文件。然而，我強烈建議採取「口頭優先」：親自或致電向直屬主管簡要說明狀況，這不僅符合禮儀，也能即時確認工作交接。接著，主動聯繫人資部門，禮貌詢問送件流程與窗口；有些公司要求紙本遞交，有些則接受電子檔。我的結論是：雙軌溝通（主管+人資）能確保流程順暢，避免因程序誤解而延誤請假。

文件檢查與副本留存

最後一步是文件檢查與留存副本。請務必在提交前核對：1) 文件是否齊全（如死亡證明、訃聞）、2) 請假日期是否正確、3) 申請信簽名無誤。根據經驗，許多爭議源於日期誤填或文件缺漏。因此，我推薦一個實用做法：自行影印或掃描所有文件副本，並妥善保存。這不僅能備查，萬一正本遺失，副本也能作為輔助證明。從管理角度，這展現了您的負責態度，並為後續可能的薪資核算或出勤記錄提供依據。

總結：本步驟聚焦於透過精準的文件撰寫與雙向溝通，確保請喪假證明流程順利。務必記住「溝通為先、文件為本」的原則，並留存所有副本以保障自身權益。

第三步：正式提交申請與後續注意事項

選擇提交方式與追蹤流程

根據多數企業實務，提交「請喪假證明」主要有三種方式：親送人資部門、透過公司內部系統上傳，以及使用電子郵件寄送。從效率角度來看，系統上傳通常能最快進入審核流程，且系統會自動記錄提交時間，對證明權益最為有利。然而，若公司文化較為傳統，或您不熟悉數位操作，親自送交紙本至人資部門，並當面確認收訖，是更為穩妥的選擇，能避免檔案遺漏或格式錯誤的問題。電子郵件則提供了便利性與書面記錄，但務必在寄出後，禮貌地以電話或內部通訊軟體向承辦人確認是否收到檔案。

我的分析是，選擇提交方式時，應優先考慮公司的常規流程與證明文件的保全性。我建議您，無論採用何種方式，都應在提交後1至2個工作日，以謙和、簡短的訊息向主管或人資追蹤審核進度，例如：「您好，想確認X月X日提交的喪假申請是否已進入審核流程？感謝您。」這既能展現負責態度，也確保流程順利。

薪資計算與假別登錄確認

關於喪假期間的薪資計算，根據《勞動基準法》規定，喪假期間工資應照常給付。然而，實務上會因公司薪資結構而有些微差異。部分公司會將喪假薪資併入當月薪資發放，有些則可能於次月補發。我強烈建議您，在假單核准後，務必主動核對次月的薪資明細單，確認「假別登錄」欄位是否已正確標示為「喪假」，且薪資總額無誤。這是保障自身權益不可或缺的一步，若發現登錄錯誤，應立即向人資部門反映更正。

特殊情境處理指引

申請「請喪假證明」時，可能遇到特殊狀況。例如，當往生者居住海外時，取得正式的死亡證明可能耗時。根據殯葬禮儀業者與人資專家的經驗，此時可先以當地開立的死亡證明翻譯本（最好經公證）搭配訃聞提交，並附上切結書說明文件正在辦理中，多數公司會予以通融。另一常見情境是死亡證明無法立即取得（如相驗程序未完成），實務上可先以警方報案證明或醫院開立的臨時證明文件作為替代方案申請，並承諾事後補齊正式文件。

若請假期間因後事處理複雜需延長，或情況好轉想提前銷假，我的建議是：務必提前與主管溝通。延長假期應提供簡要說明（如：治喪委員會決議延後公祭日期），並詢問是否需補交證明；提前銷假則可表達感謝公司體諒，並確認工作交接事宜。主動、清晰的溝通是處理這類特殊情境的關鍵。

注意事項

重要權益提醒：根據《勞基法》，雇主不得因員工請法定喪假而扣發全勤獎金或給予不利考績。若公司有相關不合理規定，已涉嫌違法。請務必保留完整的「請喪假證明」與核准記錄（如核准郵件、系統截圖），以備必要時作為申訴依據，保障自身合法權益。

從實務角度出發，完成「請喪假證明」的提交與確認，只是確保權益的第一步。後續的主動追蹤與細心核對，才是讓整個請假過程圓滿的關鍵。

結論

面對親人離世的悲痛，處理行政程序不該是額外的負擔。透過本文詳解的三個核心步驟——「理解規定與備齊文件」、「妥善撰寫與內部溝通」以及「正式提交與確認後續」——您已掌握「請喪假證明」從準備到提交的完整實務指南。關鍵在於提前了解、文件齊全、溝通清晰，這能讓您在艱難時刻，更有條理地完成申請，為自己爭取應有的權益與空間。

若您此刻正面臨需要申請喪假的情況，建議立即參照本文的步驟開始準備，一步步穩妥處理。同時，也鼓勵您可預先了解公司的相關規定，或將本文儲存備用。妥善處理行政程序，是為了讓您能更專注於與家人相互扶持。願這份指南能提供實質幫助，陪伴您順利度過難關。

常見問題

1. 什麼是「請喪假證明」？它通常需要包含哪些基本內容？

「請喪假證明」是向雇主申請喪假時必須提交的正式文件，用以證明您因親屬過世而需要請假。一份完整的證明通常應包含：申請人姓名與員工編號、與逝者的親屬關係（如祖父母、父母、配偶等）、逝者姓名與過世日期、預計請假的起訖日期，以及您的親筆簽名與申請日期。許多公司也會要求附上訃聞或死亡證明等文件作為佐證，建議您先詳細閱讀公司內部的人事規章，以確保文件符合要求，避免因資料不全而延誤申請流程。

2. 如果逝者是配偶的父母（岳父母或公婆），我可以申請喪假嗎？需要特別準備什麼證明文件？

根據《勞動基準法》，喪假適用範圍包含配偶的父母。因此，當您的岳父母或公婆過世時，您依法享有喪假權利。在準備「請喪假證明」時，除了基本資料外，強烈建議您主動附上能夠明確顯示您與配偶婚姻關係的文件影本（如戶口名簿或結婚證書），以及訃聞（上面通常會印有逝者與配偶的關係）。這樣做能幫助人事部門快速核實親屬關係，加速審批流程，並避免後續可能產生的證明爭議，讓您能更安心地處理家務。

3. 撰寫「請喪假證明」時，有哪些常見的錯誤或地雷應該避免？

撰寫證明時最常見的錯誤包括：親屬關係描述不清（例如只寫「親人」而未註明具體關係如「父親」）、日期填寫錯誤或模糊、缺少關鍵佐證文件，以及用詞過於口語化不夠正式。請務必使用清晰、莊重的書面語，並仔細核對所有日期與姓名是否與正式文件（如死亡證明）完全一致。另一個重要原則是誠實，切勿虛報關係或日期，這不僅涉及道德問題，更可能違反公司規定甚至觸法。事先準備好所有文件正本或清晰影本，是確保申請順利的最佳策略。

4. 提交「請喪假證明」後，我應該如何與主管或人事部門跟進申請狀態？有什麼需要注意的禮節？

提交文件後，建議您可以先以電子郵件或公司內部通訊軟體，禮貌地向直屬主管及人事承辦人發送簡短通知，說明文件已遞交並附上追蹤編號（如有）。溝通過程中，語氣應保持誠懇與尊重，例如：「主管您好，我已於今日提交喪假申請及相關證明，再麻煩您協助審核，感謝。」避免在辦公時間內頻繁電話催辦。同時，請確保您的聯繫管道暢通，以便部門在有疑問時能即時與您確認。妥善的溝通不僅能展現您的專業態度，也能讓相關流程進行得更為順暢，為您爭取到應有的權益與體諒。